משרד החוץ (להלן - המשרד) מופקד על נכסי המדינה בחו"ל שבהם משוכנים משרדי הנציגויות ומתגוררים ראשי נציגויות ושליחים אחרים. החטיבה למשאבים חומריים (להלן - החטיבה) מופקדת, בין היתר, על תחזוקה שוטפת ועל שיפוץ של נכסי המדינה בחו"ל, על הספקת הריהוט והציוד לנציגויות ולדירות השרד, על רכישת כלי רכב ועל ניהול המצאי של כל הנכסים. בשנים 2005 ו-2006 היה תקציב החטיבה להספקת ריהוט וציוד ולשיפוץ מבנים כ-23 מיליון ש"ח וכ-21 מיליון ש"ח, וההוצאה הייתה כ-22 מיליון ש"ח וכ-20 מיליון ש"ח, בהתאמה.
פעולות הביקורת
בחודשים פברואר-יולי 2007 בדק משרד מבקר המדינה, לסירוגין, רכישות של רהיטים וציוד לנציגויות ולדירות שרד בחו"ל ורישומם ברשימות המצאי, עניינים תקציביים ותכניות העבודה השנתיות של מחלקת נכסים ושל מחלקת תכנון ובינוי שבחטיבה לשנים 2006 ו-2007. עוד נבדקו שיפוץ, מכירה ורכישה של נכסים בחו"ל תוך התמקדות ברכישת מגרש לבניית שגרירות ומגורי שליחים באבוג'ה שבניגריה.
תכניות עבודה שנתיות
למחלקת תכנון ובינוי שבחטיבה אין תכנית עבודה שנתית אלא רשימה של מיזמים בביצוע ומיזמים מתוכננים בלי אומדני הוצאות ובלי פרטים על הפעולות שיש לעשות בהם. במחלקת נכסים שבחטיבה לא גובשה תכנית עבודה שנתית לשנת 2006 ולא היו בה אומדני ההוצאות הצפויות. לקראת שנת 2007 הכינה מחלקת נכסים תכנית עבודה שנתית שבה פורטו הפעולות המתוכננות, אולם רק בחלקן צוינו אומדן ההוצאות הצפויות והמועד שבו מתוכננת הפעילות.
היבטים תקציביים
התקציב לטיפול בנכסים בחו"ל מחולק בין החטיבה ובין אגף הכספים, שבראשו חשב המשרד. בגלל אי-ריכוז תקציב הטיפול בנכסים ביחידה אחת אין תמונה מלאה על ההוצאה הכוללת בתחום זה ויעילות המעקב אחר ההוצאות והבקרה עליהן נפגמת. בשל הפיצול התקציבי הופנו בקשות של נציגויות לאשר להן תקציב עבור שיפוצים ואחזקה גם לחטיבה אף שבתקציב הנציגויות, המטופל על ידי אגף הכספים, יש סעיפים שמיועדים לכך. בדרך זו הן השיגו תקציבים גדולים יותר.
למשרד הכנסות ממכירות של פריטי ריהוט וציוד, מהחזרי מע"מ ומהחזרים בגין הוצאות של גופים שונים שהמשרד שילם עבורם. הכנסות אלו נרשמו כהוצאה בתקנות הרשאה להוצאה של החטיבה. סכומים אלה נרשמים אפוא כהוצאה פעמיים: פעם בעת רכישת המוצר או השירות ופעם כאשר מוחזר למשרד חלק מהתשלומים האלה; התוצאה היא אי-התאמה חשבונאית וניפוח של ההוצאות.
רכישת רהיטים וציוד, מכירתם ורשימת המצאי שלהם
בתקנון שירות החוץ (להלן - התקנון) לא נקבעו אמות מידה ברורות להחלפה של פריטי ריהוט וציוד בנציגות ובדירות שרד או לרכישת פריטים חדשים, וההחלטה נתונה לשיקול דעתם של החטיבה וקצין המינהלה.
בשנים 2004-2006 נרכשו פריטי ריהוט וציוד רבים, בעיקר עבור דירות השרד, בעלות של מאות אלפי שקלים, אולם נמכר רק חלק קטן מפריטי הריהוט והציוד המשומשים שהיו בהם. ממסמכי המשרד אי-אפשר לדעת מה נעשה בריהוט המשומש.
למערכת הממוחשבת של רשימות מצאי הרהיטים והציוד של המשרד, שאמורות לשמש כלי מעקב ובקרה על רכוש המשרד בנציגויות, לא הוכנסו כל הנתונים הנדרשים ליד כל פריט וחלק מהפריטים שנרכשו בשנים 2005 ו-2006 לא נרשמו כלל.
רכישת נכסים בחו"ל ומכירתם
ב-1991 קבעה ניגריה שאבוג'ה תהיה עיר הבירה במקום לאגוס. בשנת 2001 החליטה הנהלת המשרד על העברת השגרירות לעיר הבירה החדשה, והמשרד החל בהליך רכישת מגרש פרטי באמצעות חברה ישראלית הפועלת במקום כדי לבנות עליו את משרדי השגרירות ואת מגורי השליחים. הממצאים שהועלו מלמדים על היערכות בלתי-נאותה ועל התנהלות לקויה וממושכת של המשרד בעניין; זמן יקר בוזבז בהידיינויות ומשאבים רבים הוצאו על דיור זמני. הליך הרכישה נמשך כשש שנים, בין 2001 ל-2007, ובפרק זמן זה הוציא המשרד כשני מיליון דולר לתכנון המתחם, לתשלומים לבית מלון, לדיור הזמני של השגרירות והשליחים, לשכירות ולשיפוצים במבנים השכורים הזמניים. בסופו של דבר לא רכש המשרד את המגרש הפרטי אלא מגרש אחר בהקצאה ממשלתית (ב-2007). ואולם בסוף אותה שנה חזר בו המשרד מסיבות שונות מכוונתו לרכוש גם את המגרש הזה והחל לפעול לביטול הרכישה.
הליך בחירת החברה שהייתה אמורה לבנות את המתחם על המגרש הפרטי היה לקוי: בדיון על הצעות המחיר השתתף נציג של אחת החברות, דבר הנוגד כללי מינהל תקין; מהנדס החטיבה הוא שבדק את ההצעות, פסל חלק מהן ואף ניהל משא ומתן עם אחת החברות המציעות. בכך הייתה פגיעה בעֶקרון שוויון ההזדמנויות ובהוגנות כלפי כל המציעים.
ב-2006 היו בבעלות המדינה בכמה מדינות 11 מבנים ששימשו נציגויות בעבר (במדינות אלה אין נציג ישראלי תושב). שניים מהם הושכרו. אחד מן השניים מניב תשואה נמוכה ממה שניתן היה להשיג. שני נכסים אחרים הושאלו לגופים ישראלים ציבוריים בחינם, ושאר הנכסים היו נטושים, חלקם במצב פיזי גרוע. המשרד הוציא כ-80,000 דולר בשנה על אחזקת מקצת הנכסים האלה.
סיכום והמלצות
על החטיבה להקפיד על הכנת תכניות עבודה שנתיות מפורטות הכוללות את הפעולות ואת אומדן סכומי ההוצאות בגינן. על המשרד לפעול לריכוז התקציב על הטיפול בנכסי המדינה בחו"ל בתקנות שבתקציב החטיבה ולרכז את כל ההוצאות על כל מיזם לשם מעקב ופיקוח.
נוכח חילופי הגברי התדירים בנציגויות והעובדה שהמשרד מממן רכישות בכל שנה בסכומים ניכרים עבור הנציגויות ודירות השרד, יש להשלים את רשימת המצאי של הפריטים לצורכי פיקוח ולהבטיח שרכוש המשרד יישמר. על המשרד לדרוש מקציני המינהלה דיווח על המצאי ולהשקיע מאמץ למכור פריטים שאפשר למכרם.
כאשר המשרד מתכנן לרכוש מבנה או מגרש ולבנות עליו מבני קבע לנציגות עליו לנקוט את כל האמצעים האפשריים כדי שהעובדים יעברו למבני הקבע החדשים בלי להתגורר תקופת ביניים במגורים זמניים, ולמיצער שתקופת הביניים תהיה קצרה ככל האפשר.
על המשרד להחליט אילו מנכסי המדינה בחו"ל יש למכור; ואת הנשארים עליו לתחזק ולהשכיר כדי לצמצם את הוצאותיו עליהם ככל האפשר.