היבטים בבקרה של משרד הביטחון על רכש טובין מסוימים

​רקע כללי

מדי שנה בשנה רוכש משרד הביטחון (להלן - משהב"ט) טובין מסוימים לשימושם של ספקים כחלק מההתקשרות עימם לביצוע הזמנות עבור צה"ל. רכש טובין אלה כפוף להנחיות שקבע משהב"ט לגופים המבצעים רכש זה, לרבות כללים למימוש ולבקרה על הרכש. דוח זה מתייחס לפעילות הרכש במינהל ההרכשה והייצור שבמשהב"ט (להלן - מנה"ר).

פעולות הביקורת

בתקופה שמינואר עד יולי 2015 בדק משרד מבקר המדינה היבטים בבקרה של משהב"ט על תהליכי רכש טובין מסוימים לשימושם של הספקים עימם הוא התקשר בשנים 2014-2012. הביקורת נערכה במשהב"ט: במנה"ר, באגף התקציבים (להלן - את"ק), באגף הכספים (להלן - אכ"ס) וביחידת הכלכלן הראשי למערכת הביטחון. בדיקות השלמה נערכו באגף תקשוב וניהול מערכות מידע במשהב"ט; בצה"ל, בין היתר, בחיל האוויר והחלל (להלן - ח"א) ובמפקדת זרוע היבשה.

דוח ביקורת זה קוצר מאחר שוועדת המשנה של הוועדה לענייני ביקורת המדינה של הכנסת החליטה שלא להניח על שולחן הכנסת ולא לפרסם חלקים ממנו לשם שמירה על ביטחון המדינה, בהתאם לסעיף 17 לחוק מבקר המדינה, התשי"ח-1958 [נוסח משולב].

הליקויים העיקריים

אי-קיום בקרה על ניהול הטובין והשימוש בהם אצל הספק

1. בניגוד להוראות משהב"ט ומנה"ר, בכ-90% מההזמנות שנבדקו  לא קיים מנה"ר בקרה ייעודית ויזומה על הספק. היעדר בקרה עלול להוביל לשימוש בטובין המסוימים שרכש משהב"ט, שלא לצורכי ההזמנה שאליה יועדו.

2. עשר מתוך 13 מערכות במנה"ר (מסגרות ארגוניות המאגדות מספר מחלקות, והעוסקות כל אחת בתחום רכש מוצרים מוגדר, להלן - מערכות) שבהן נבדקו ההזמנות האמורות, אינן נוהגות לערוך בסיום ההזמנה בדיקת מלאי מסכמת אצל הספק בנוגע לניצול הטובין המסוימים שרכש משהב"ט, כנדרש בהוראות. כתוצאה מכך, אין בידי מנה"ר מידע מלא על עודפי טובין אשר לא נוצלו, שהם הלכה למעשה רכוש משהב"ט.

ליקויים בבקרה באמצעות המערכת הממוחשבת

בכ-40% מההזמנות שנבדקו, לא סימנו הגופים הדורשים  ומנה"ר במסמכי הרכש שבמערכת הממוחשבת את נושא הרכש בקוד המתאים. בשל כך, הנתונים במערכת הממוחשבת אינם משקפים לאשורה את תמונת המצב של ההתקשרויות הכוללות את רכש הטובין המסוימים לשימושם של הספקים.

ההמלצות העיקריות

על ראש מנה"ר לוודא, שיקוימו הבקרות הנדרשות על ניהול הטובין והשימוש בהם אצל הספק. בהתייחס לרישום נושא הרכש במערכת הממוחשבת, על הגופים הדורשים בצה"ל ועל מנה"ר להקפיד על רישום תקין.

סיכום

בדוח זה נמצאו ליקויים משמעותיים בבקרה של משהב"ט על תהליכי רכש של טובין מסוימים, ובבקרה שלו על השימוש בטובין הנמצאים ברשות הספקים, אף כי טובין אלה הינם הלכה למעשה רכוש משהב"ט. כתוצאה מכך, גובר הסיכון, בין היתר, לשימוש הספקים בטובין שלא לצורכי ההזמנה שאליה יועדו.