גנזך המדינה (להלן - הגנזך) הוא יחידה במשרד ראש הממשלה ומשמש ארכיון של מדינת ישראל. בגנזך מופקד חומר ארכיוני לפי חוק הארכיונים, התשט"ו-1955 (להלן - החוק או חוק הארכיונים), והתקנות שהותקנו לפיו. מנהל הגנזך הוא גנז המדינה (להלן - הגנז), והוא ממונה על ידי הממשלה. לפי החוק על הגנז לפקח על סדרי הארכיונים במוסדות המדינה וברשויות המקומיות, על שמירת החומר הארכיוני בהם ועל ביעורו. רשומות אלקטרוניות הן חומר ארכיוני לכל דבר, ויש לנהוג בהן, ובכלל זה בביעורן, על פי הוראות החוק והתקנות שהותקנו לפיו.
משנות ה-90 של המאה העשרים חלה במשרדי הממשלה מהפכה טכנולוגית בתחום המידע, ובעקבותיה רוב המסמכים נוצרים ומנוהלים במערכות ממוחשבות. אף על פי כן לא פרסם גנז המדינה הנחיות באשר לדרכי השימור של רשומות אלקטרוניות. משרד מבקר המדינה העלה בביקורת שעשה בשנת 2004 (להלן - בביקורת הקודמת) שאין במוסדות המדינה (להלן - הגופים הממשלתיים) תשתית לשימור רשומות אלקטרוניות שנוצרו בהם וכי הגנזך לא נערך לטיפול בנושא. בביקורת המעקב, אשר הסתיימה בסוף 2006, נמצא כי טרם הוחל ביצירת התשתית המתאימה להתמודדות נאותה עם הנושא, אף כי הפעולה האמורה נדרשת לשם שימורן של רשומות אלקטרוניות, כדי לאפשר גישה אליהן ולאחזרן במלואן.
הליקויים שצוינו בביקורת הקודמת לא תוקנו ולא יושמו ההמלצות לקביעת דרכי פעולה וכללים לשמירה, לגניזה ולביעור של רשומות אלקטרוניות ודואר אלקטרוני. טרם עלה בידי הגנז להציע שינויים בחוק הארכיונים ובתקנות שנקבעו לפיו, אף שלדבריו שינויים אלה מתחייבים מההתפתחויות שחלו בעידן הנוכחי בעקבות המהפכה הטכנולוגית, הבאות לידי ביטוי בהיווצרות מספר עצום של רשומות אלקטרוניות.
הוראות תקנון שירות המדינה (להלן - התקשי"ר) מנחות את עובדי המדינה, באשר לניהול רשומות, בהתבסס על הנחיות הגנז וחוק הארכיונים. הגנז לא עדכן את ההנחיות העוסקות ברשומות אלקטרוניות, אף שזו סמכותו לפי החוק, וממילא אין הנחיות עדכניות ומחייבות באשר לניהול הרשומות האלקטרוניות בגופים שהתקשי"ר חל עליהם.
אף שזה שנים מפיקים הגופים הממשלתיים רשומות אלקטרוניות ודואר אלקטרוני בכמות הולכת וגדלה, אין הם מעבירים את הרשומות האלקטרוניות לגנזך, אף שהם מעבירים לגנזך רשומות המודפסות על נייר כדבר שבשגרה.
יתר על כן, אין הגנזך ערוך לקליטת רשומות אלקטרוניות ולהצגתן, ואף אינו ערוך לקלוט רשומות ממערכות מידע ייעודיות המכילות קובצי נתונים גדולים המנוהלים באופן ממוחשב בלבד, כגון רשומות של מרשם האוכלוסין ורשם החברות. לפיכך, חומר ארכיוני אלקטרוני חשוב עלול להיות מושמד משום ששימורו אינו שיטתי, אינו מובטח ואינו נתון לפיקוח.
לא גובשה תכנית מקיפה לשימור רשומות אלקטרוניות שהצטברו ברבות השנים בידי הגופים הממשלתיים ואשר בהיעדר טיפול נתונות בסכנת כליה; נוסף על כך לא נמצאו נתונים שאפשר ללמוד מהם שנבחן היקף הנושא. היה ראוי שהגנז ייערך לכתיבת הנחיות בנושא ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן עבור הגופים שלפי חוק הארכיונים ותקנותיו הוא אמור להנחותם.
אף שלמשרדי ממשלה צרכים דומים, רוב המשרדים מפתחים או רוכשים בנפרד את המערכות הממוחשבות לטיפול ברשומות ובמסמכים הממוחשבים שלהם. פיתוח המערכות האמורות בידי כל משרד בנפרד אינו יעיל משום שלא מנוצלים היתרונות לגודל במקטעי פעילות זו. היה ראוי שהגורמים הממשלתיים המופקדים על ניהולו היעיל של משק המדינה והמינהל הממשלתי - במשרד ראש הממשלה ובמשרד האוצר - ייזמו ויממשו מהלך רוחבי ומקיף בתחום ניהול הרשומות ושימורן בסביבה דיגיטלית בכל הגופים הממשלתיים כדי לשפר את איכויות העבודה, הניהול והארגון הממשלתיים. ההשתהות בביצוע המהלך מונעת התייעלות וגורמת לנזקים נמשכים, ויש לראות זאת בחומרה.
נציבות שירות המדינה והגנז טרם השלימו את הגדרתו מחדש של תפקידם של מנהלי הרשומות, בכלל זה את השכלתם הנדרשת ואת תחומי פעילותם הנוגעים לטיפול ברשומות אלקטרוניות.
בעידן המהפכה הטכנולוגית בתחום המידע אין לגנזך ידע מקצועי הולם שיאפשר לו למלא את ייעודו. על הגנז והגופים שמתפקידם לתמוך בפעילותו להיערך לקביעת מדיניות, דרכי פעולה וסדרי עדיפויות בכל הנוגע ליצירת תשתית ארגונית וטכנולוגית מתאימה לטיפול במסמכים וברשומות אלקטרוניות.