1. בתי משפט לתביעות קטנות הוקמו בשנת 1976 לפי חוק שיפוט בתביעות קטנות, התשל"ו-1976; משנת 1984 שולבו הוראות החוק האמור בהוראות חוק בתי המשפט [נוסח משולב], התשמ"ד-1984 (להלן - החוק). בית המשפט לתביעות קטנות (להלן - בית המשפט) הוקם כדי לדון בתביעות קטנות בהליך זול, יעיל ומהיר. לשם כך פטור בית המשפט מסדרי הדין ודיני הראיות הנהוגים בבתי משפט אחרים והוא הוסמך לפעול בדרך הנראית לו מועילה ביותר להכרעה צודקת ומהירה.
למזכירות בית המשפט (להלן - המזכירות) תפקיד חיוני ביישום העקרונות שעליהם מבוסס בית המשפט. כדי לאפשר ניהול יעיל של ההליכים, על המזכירות להבטיח שזמן שיפוטי לא יבוזבז על עניינים שאפשר לטפל בהם באופן מינהלי אלא יושקע במטלות המצריכות שיקול דעת שיפוטי, לעקוב אחר התקדמות הטיפול בתיקים במטרה לייעל את הטיפול בהם ולמנוע עיכוב וסחבת העלולים לפגוע במתן סעד למתדיינים. המזכירות אמורה לפעול מתוך תודעת שירות מיוחדת, בהתחשב בעובדה שבדרך כלל הצדדים אינם מיוצגים בבית המשפט, והכול כדי להבטיח גישה שוויונית לבית המשפט, ייעול הליכים וחיסכון במשאבים.
2. משרד מבקר המדינה בדק קובץ נתונים ממוחשב המשמש את הנהלת בתי המשפט לניהול 26 בתי המשפט לתביעות קטנות (להלן - הקובץ). באפריל 2003, מועד קבלת הקובץ, נכללו בו נתונים על 160,590 תיקי תביעות פתוחים או סגורים, שהוגשו לבתי משפט אלה בשנים 2000-2002 (להלן - התקופה שנבדקה).
משרד מבקר המדינה דגם מהקובץ מדגם של 100 תביעות מבין 12,195 התביעות שהטיפול בהן, מהגשת התביעה ועד מתן פסק הדין, נמשך חצי שנה ויותר ואשר הוגשו לבתי המשפט בתל אביב ובפתח תקווה בתקופה שנבדקה (50 בכל בית משפט). הבדיקה העלתה, כי פעולות המזכירויות הביאו לעיכובים בהליכים בשני בתי המשפט האמורים:
(א) לפי התקנות, אמורה המזכירות להמציא הזמנה לדין למתדיינים. ב-18% מהתיקים שנדגמו נמצא, שחודשים לפני מועד הדיון ידעה המזכירות כי ההזמנות לדין לא נמסרו למענם. למרות זאת היא לא נקטה כל פעולה, ובית המשפט נאלץ לדחות את מועד הדיון בחודשים מספר.
(ב) יש שעל המזכירות להעביר לשופט תיק לצורך מתן החלטה, ולשלוח לבעלי הדין הודעה על ההחלטה לאחר מועד קבלתה. נמצא, כי חמישה מהתיקים שנבדקו (5% מהמדגם) לא הועברו מהמזכירות לשופט לצורך החלטה, או שהמזכירות לא שלחה את ההחלטה לבעלי הדין במועד או שלא שלחה כלל.
3. המזכירות אמורה להזין למערכת הממוחשבת את כל הנתונים על שלבי הטיפול בתיקים כדי לאפשר דיווח מלא ועדכני לדרג השיפוטי ולבעלי הדין על מצב התיקים, ולהנהלת בתי המשפט - על מספר התיקים הפתוחים. בדיקת התיקים שנדגמו בפתח תקווה העלתה כי במשך כ-8.5 חודשים עד שנתיים לאחר מתן פסק דין, לא סגרה המזכירות 20% מהתיקים.
4. החוק קובע כי "ייצוג בעל דין בבית משפט על ידי עורך דין יהיה רק ברשות בית המשפט ומטעמים מיוחדים שיירשמו". נמצא, כי כ-23% מהתיקים בתל אביב ובפתח תקווה היו נגד גופים (חברות ביטוח, בנקים) אשר שולחים לבית המשפט נציג מטעמם - עורך דין העובד בגוף הנתבע, עובד אחר או עורך דין חיצוני. בכל התיקים שנבדקו לא נמצאו בקשות לקבלת היתר לייצוג משפטי ולפי הפרוטוקולים של הדיונים איש מהנציגים לא הציג את עצמו לפני בית המשפט בתחילת הדיון כעורך דין. לפיכך, אין לדעת מי ייצג את הנתבעים ואם היו בהם עורכי דין.
לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי ששר המשפטים ישקול אם יש מקום לקבוע בתקנות סדרי הדין כי על הנתבע שרוצה ייצוג משפטי לבקש היתר בכתב הגנתו, כדי לאפשר להודיע על כך מראש לתובע.
5. לפי החוק, רשאי בית המשפט שלא לדון בתביעה ולהעבירה לבית משפט שלום, אם מצא שהגיש אותה תובע שכבר הגיש באותה שנה יותר מחמש תביעות לאותו בית משפט. הועלה, כי 344 תובעים הגישו בתקופה שנבדקה יותר מחמש תביעות בשנה. נמצא, כי המזכירות לא הביאה לתשומת לב השופט את הנתונים בדבר מספר התביעות שהגיש תובע לאותו בית משפט, כשמספרן היה גדול מחמש בשנה.
6. לדעת משרד מבקר המדינה, על המזכירות להיות יוזמת, פעילה ובעלת סמכויות לפעול בשיקול דעת. כדי לשפר את יכולתה של המזכירות לשרת את הדרג השיפוטי ואת בעלי הדין, מן הראוי לשקול לתת לה סמכויות וכלים מתאימים כפי שהקנה החוק למחלקות לניתוב תיקים (מנ"ת) או להפוך אותה לחלק ממנ"ת.