1. רשות הדואר (להלן - הרשות) היא תאגיד שהוקם לפי חוק רשות הדואר, התשמ"ו-1986. חוק חובת המכרזים, התשנ"ב-1992, ותקנות חובת המכרזים, התשנ"ג-1993 (להלן - התקנות), קובעים כי ככלל, בהתקשרות לרכישת שירותים או טובין חייבת רשות ציבורית לפרסם מכרז. בצד חובה זו פורטו בתקנות הנסיבות המאפשרות פטור מפרסום מכרז. עם זאת נקבע בתקנות כי יש להעדיף "ככל שמוצדק וסביר בנסיבות הענין, לבצע אף את ההתקשרויות ... [הפטורות ממכרז] בדרך של מכרז וכן [ייעשה] כל שניתן כדי שהתקשרות לא תהפוך דחופה".
2. הביקורת העלתה, שבשנת 2000 לא פעלה ועדת המכרזים של הרשות (להלן - ועדת המכרזים) כנדרש בנוהל הרשות ולא העבירה לאישור ועדת הפטור של הרשות כ-20 התקשרויות לרכישת ציוד ושירותים שהיא החליטה לפטור ממכרז וממילא לא דנה ועדת הפטור בהתקשרויות אלה והן נעשו בלא אישורה.
3. ביוני 2000 אישרה ועדת המכרזים לרכוש ברכישת המשך מחברה (להלן - חברה א') ציוד מחשבים בסכום של כ-485,000 דולר. בתקנה הנוגעת לפטור ממכרז נקבע שניתן לאשר רכישת המשך רק אם היא נעשית בתנאים זהים לאלה שהיו במכרז או בתנאים המיטיבים עם עורך המכרז. הביקורת העלתה, כי המחירים ליחידה ברכישת ההמשך היו זהים לאלה שנקבעו בחוזה המקורי, אף שמחירי הציוד הנדון היו במגמת ירידה, ומחירי היצרנים במועד אישור הרכישה היו נמוכים מהמחירים שנקבעו לרכישה, ואף שבחוזה נקבע מנגנון לבדיקת זכאותה של הרשות להנחות.
4. ביוני 2001 זכתה חברה א' במכרז של הרשות לרכישת 2,000 תחנות ממוחשבות בסניפי דואר (להלן - מס"ד) נוספות. בחוזה נקבע, כי מחיר הרכישה כולל שירות תיקונים לציוד במשך שלוש שנים. הביקורת העלתה, כי במסגרת הארכה של חוזה התחזוקה, שנחתם עם חברה א' בינואר 1999, לשנת 2002 נכלל סכום לא ידוע גם עבור תחזוקה של תחנות שנרכשו בשנת 2001, שכאמור תחזוקתן נכללה במחיר הרכישה, וכי בעת הדיון בוועדת המכרזים על הארכת חוזה התחזוקה לא נמסר על כך לוועדה. עוד נמצא כי לוועדה לא היה ידוע מהו הסכום שיש לקזז ממחיר החוזה בגין התחזוקה של תחנות שנרכשו בשנת 2001, שעלות תחזוקתן היתה אמורה להינתן בלא תוספת תשלום במשך שלוש שנים שכן היא נכללה במחיר הרכישה.
5. בדצמבר 1997 זכתה חברה א' במכרז לתחזוקת ציוד מחשבים אישיים, לרבות ציוד היקפי. נמצא כי בחוזה לא נקבע אופן החישוב של מחיר התחזוקה לפריטים חדשים שיירכשו לאחר חתימתו.
6. הרשות הצטרפה לחוזה לתחזוקת ציוד מחשבים, לרבות ציוד היקפי במשרדי הממשלה שנחתם ב-1990 בין החשב הכללי שבמשרד האוצר (להלן - החשכ"ל) לבין חברה העוסקת בכך (להלן - חברה ב'), וקיבלה מהחברה הנחה נוספת על הנחה שקיבלו משרדי הממשלה. הביקורת העלתה, כי בכל אחת מהשנים 1999 ו-2000 שילמה הרשות לחברה ב' עבור תחזוקת תוכנות כ-112,000 ש"ח יותר מהמחיר שמשרד ממשלתי היה משלם בעד אותה כמות לפי חוזה הארכה שנחתם בין החשכ"ל לחברה בשנת 1999. עוד הועלה, כי הרשות שילמה לחברה מחיר מלא עבור תחזוקת ציוד היקפי, אף שבחוזה נקבע שהתשלום עבור ציוד זה כלול במחיר התחזוקה של הציוד העיקרי. בכל אחת מאותן שנים שילמה הרשות לחברה עבור תחזוקת ציוד היקפי כ-550,000 ש"ח, שהם כ-25% מהסכום הכולל ששילמה לה עבור תחזוקת הציוד כולו. כמו כן נמצא, כי הרשות לא ניצלה אפשרות שנקבעה בחוזה עם חברה ב' ועל פיה היא תשלם רק חצי מהמחיר עבור תחזוקה של ציוד חדש בארבע השנים הראשונות שאחרי תקופת האחריות. יותר מ-50% מהיקף ההזמנה של הרשות על פי החוזה האמור היו עבור שירותי תחזוקה לפריטי ציוד ותוכנה שלא נכללו באותו חוזה, ולכן לא היה צריך לחול עליהם פטור ממכרז.
7. בנובמבר 1995 חתמה הרשות עם חברה (להלן - חברה ג') על חוזה לביצוע עבודות חשמל בסניפי הדואר. באפריל 1997 אישרה ועדת המכרזים להגדיל את היקף העסקתה של החברה. נמצא, כי בפברואר 1999 אישר המנכ"ל התקשרות המשך עם חברה ג' לפי אותו חוזה, בלי לבדוק אם ההתקשרות מוצדקת מבחינת היעילות והחיסכון כנדרש בתקנה 3(4).
בדיקת מחירי ההזמנה העלתה, שהמחירים בהתקשרות עם חברה ג', המבוססים על מחירי החוזה בתוספת הפרשי הצמדה, היו גבוהים במידה ניכרת ממחירי מחירון המקובל בענף.
8. באפריל 2000 אישרה ועדת המכרזים רכישה של 700 מחשבים אישיים מחברת מחשבים שזכתה במכרז של החשכ"ל. הוועדה ביקשה מהסמנכ"ל לתקשוב, לפי פניית היועץ המשפטי של הרשות, לבדוק את האפשרות להוזיל את המחיר בגלל הכמות הגדולה של המחשבים, אולם לא נמצאו מסמכים המעידים שאגף התקשוב עשה זאת.