בעולם הגלובלי של ימינו, שבו אנשים, מידע ומסמכים חוצים גבולות בתדירות גבוהה, גובר הצורך בשיתוף פעולה בין-לאומי להסדרת תהליכים בירוקרטיים. אמנת האפוסטיל, שנוסחה על ידי HCCH - ארגון בין-ממשלתי שמטרתו האחדה מתקדמת של כללי המשפט הבין-לאומי הפרטי, נחתמה בשנת 1961 ונועדה לפשט את תהליך אימות המסמכים הציבוריים בין מדינות. האמנה יצרה מנגנון אחיד לאימות מסמכים ציבוריים, שבמסגרתו מונפק אפוסטיל על ידי רשות מוסמכת במדינה שבה הונפק המסמך המקורי, המאשר את אותנטיות החתימה, החותמת או החותם, ומוכר בכל המדינות החתומות על האמנה. נכון למרץ 2025 הצטרפו לאמנה 127 מדינות, כולל ישראל. האפוסטיל נחוץ כשנדרשים מסמכים ציבוריים במדינות זרות, כגון לשם קבלת אזרחות זרה, רישוי מקצועי וקבלה לעבודה ובעניינים הנוגעים למעמד אישי. הליך זה מבטיח אחידות, אמינות ויעילות בתהליכי אימות מסמכים בין-לאומיים, והוא מאפשר למדינות להסתמך על האפוסטיל לצורך הכרה במסמכים ציבוריים ממדינות זרות.
בדוח זה נבדקה התנהלות משרד החוץ בכל הנוגע לאימות מסמכים ציבוריים והנפקת אישורי אפוסטיל, שהיקפם בשנת 2024 עמד על כ-323,000 אישורים. נמצא כי המשרד מתנהל בתחום משפטי בין-לאומי זה ללא נוהל סדור או מדריך עבודה. נמצא כי בליבת העשייה בתחום זה, תהליך האימות, המשרד אינו ממלא אחר חובותיו בהתאם לאמנה, ונמצאו בו ליקויים מהותיים. בתחום הכספי של גביית האגרות וניהולן נמצאו חריגות ואי-התאמות חשבונאיות וכן רישום תקבולים לקוי, חסר ולא מהימן בהיקפים של מיליוני ש"ח, היעדר התאמה בין מערכות תקבולים למערכות המשרד וגבייה בחסר בתקבולי האגרות. בתחום השירות לאזרח נמצאו ליקויים משמעותיים במתן שירות מצומצם שלא בהתאם למתווה השירות הממשלתי. לנוכח כל זאת מבקשי שירות רבים משתמשים בשירותי שליחים ומשלמים עבורם עשרות מיליוני שקלים בשנה. בתחום אבטחת המידע ומערכות המידע נמצאו ליקויים מהותיים שיש בהם כדי להצביע על רשלנות בעבודת נותני השירות במשרד החוץ, דבר המביא לכך שמערכת המידע כוללת מידע חלקי, חסר ואף שגוי.
על משרד החוץ לבחון את כל הנוגע לתהליך אימות המסמכים הציבוריים ולהנפקת אישורי אפוסטיל, ועליו להבנות נוהל סדור ומדריך לנותני השירות, אשר יכלול את כל תהליך מתן השירות והשימוש במערכת המידע. על המשרד להבנות מערך בקרות מקצועי, תהליכי, כספי וחשבונאי כדי לוודא כי הליקויים המהותיים שהועלו בדוח זה יתוקנו בהקדם ולא ישנו, וכדי שלא תיפגע ההסתמכות שיש למדינות החתומות על אמנת האפוסטיל על האיכות והמקצועיות של האישור שמנפיק משרד החוץ.
פרויקט האפוסטיל הדיגיטלי, אשר מנוהל על ידי משרד המשפטים בהתאם להחלטת הממשלה, בעל פוטנציאל לפשט את תהליך אימות המסמכים והנפקת האפוסטיל, לצמצם משמעותית את היקף הפעילות של משרד החוץ והעלויות הכרוכות בכך, ולשפר את השירות לציבור. בביקורת עלה כי היקף השימוש במוצר דיגיטלי זה הוא מזערי ביחס להיקף הנפקות האפוסטיל הכולל: כמה אלפים בודדים לעומת מאות אלפי אישורי האפוסטיל הידניים. על משרד המשפטים בסיוע משרד החוץ לשפר את ההנגשה של מוצר דיגיטלי זה ולהמשיך לפעול להסרת החסמים הקיימים בחלק מהמדינות החתומות על האמנה, כדי לממש את החלטת הממשלה בנושא ובכך לשפר מהותית את השירות לציבור ולהביא להפחתת עלויות המדינה בהנפקה הידנית של האישורים.
ממצאיו של דוח זה מגלמים הזנחה רבת שנים בתחום האפוסטיל, הן באופן יישום האמנה, הן בהקפדה על התהליכים הכספיים והן בשירות לציבור. על מנכ"ל המשרד, הסמנכ"ל לעניינים קונסולריים ומנהל מחלקת האפוסטיל לבחון לעומקם את הליקויים שהועלו, לבחון את החלופות וההמלצות שהוצגו, ומתוך ראייה צופה פני עתיד, ולנוכח הביקוש ההולך וגדל לשירות זה, ולהביא לרפורמה כוללת בשירות אימות המסמכים ולתיקון כלל הליקויים שהועלו. בד בבד עם הנקיטה בפעולות לתיקון הליקויים המפורטים בדוח זה, ועד לאימוץ נרחב של האפוסטיל הדיגיטלי, ראוי שמשרד החוץ יקיים הערכת מצב אסטרטגית בשיתוף מערך הדיגיטל הלאומי ומשרד המשפטים לצורך בחינה ריאלית של לוח הזמנים למימוש הלכה למעשה של החלטת הממשלה בעניין האפוסטיל הדיגיטלי ושל התוחלת ליישומו בנוגע למרבית אישורי האפוסטיל לרבות קבלתו במרבית המדינות החתומות על האמנה.
על משרד החוץ לפעול בשיתוף משרד המשפטים ומערך הדיגיטל הלאומי להבניית תהליך דיגיטלי מרכזי המבוסס על שדרת המידע הממשלתית ובהתאם למדיניות פעם אחת בלבד, כדי לספק שירות איכותי ויעיל למבקשי השירות בהתאם להוראות אמנת האפוסטיל ולאפשר למשרדי הממשלה מפיקי המסמכים המרכזיים כדוגמת רשות האוכלוסין וההגירה והמשטרה להפיק אישור אפוסטיל בגין המסמכים המופקים על ידם. המענה לתקופת הביניים נחוץ לנוכח העובדה שהביקוש לשירות האפוסטיל רק הולך וגובר בשנים האחרונות והגיע להיקף של מאות אלפי בקשות מדי שנה.