התקשרויות לרכישת שירותים בידי אגף לוגיסטיקה ונכסים - חברת החשמל לישראל בע"מ

בחברת החשמל לישראל בע"מ נבדקו סדרי הבקרה של החברה על התקשרויותיה: נבדקו נהלים שקובעים תהליכי עבודה וסמכויות לביצוע התקשרויות והשימוש במערכות מידע התומכות בתהליכי התקשרויות. כן נבדקו התקשרויות שעשה אגף לוגיסטיקה ונכסים לשם רכישת שירותים.

חברת החשמל לישראל בע"מ (להלן - חח"י או החברה) היא חברה ממשלתית וחלים עליה, בין היתר, חוק חובת המכרזים, התשנ"ב-1992, ותקנותיו. לחברה נוהל התקשרויות (להלן - נוהל ההתקשרויות), שהוראותיו הותאמו לחוק חובת המכרזים ולתקנותיו. בשנת 2005 הסתכמו תשלומי חח"י לספקים במסגרת התקשרויותיה בכ-4.8 מיליארד ש"ח.

אגף לוגיסטיקה ונכסים (להלן - אגף לוגיסטיקה או האגף) מבצע התקשרויות בתחומים שבאחריותו ובעיקר בתחומים האלה: הסעות, הובלות ושינוע מטענים, גינון, תיקוני רכב ונדל"ן. באמצע שנת 2006 היה ההיקף הכספי של התקשרויות האגף כ-135 מיליון ש"ח (ההתקשרויות בנושא נדל"ן אינן נכללות בסכום זה).

משרד מבקר המדינה בדק בשנים 2006-2007 את סדרי הבקרה של חח"י על התקשרויותיה: נבחנו נהלים שמגדירים תהליכי עבודה וסמכויות לביצוע התקשרויות, מערכות המידע התומכות בהליכי התקשרויות והתקשרויות אגף לוגיסטיקה בשנים 2003-2006 לשם רכישת שירותים.

נמצאו ליקויים בבקרה של החברה על תהליכי ההתקשרויות: החברה לא קבעה נהלים לרוטציה בקרב חברי ועדות המכרזים שלהן נתונות סמכויות החלטה בדבר התקשרויות; לחברה אין בסיס נתונים שבו מרוכז מידע על ההתקשרויות של כלל יחידותיה בתקופה מוגדרת, כגון היקפן הכספי והספקים שעמם הן נעשו; חלק מהיחידות אינן משתמשות במערכות מידע ממוחשבות לניהול התקשרויותיהן; בלשכת המנכ"ל אין מערכת מידע המאפשרת קבלת מידע מרוכז על התקשרויות שהופנו לאישורו או לידיעתו של המנכ"ל, והדבר מונע ממנו בקרה נאותה על ההתקשרויות ואת מלוא המידע הדרוש לשם קבלת החלטות. אמנם החברה החלה לפתח מערכת מחשב משולבת שאמורה, בין היתר, לתת כלים לפיקוח ולבקרה על התקשרויות, אולם מערכת זו לא הופעלה מסיבות שאינן תלויות בחברה, והחברה לא פעלה למציאת פתרונות חלופיים עד הפעלתה.

נבדקו כ-40 התקשרויות והזמנות עבודה (להלן - התקשרויות) של אגף לוגיסטיקה בהיקף כספי כולל של כ-60 מיליון ש"ח. ברוב ההתקשרויות שנבדקו נמצאו ליקויים, ביניהם: בהכנת האומדן העצמי לא הובאו בחשבון מכלול הנתונים הדרושים, כגון מחירי שוק, שינויים במדדי מחירים רלוונטיים ונתונים של התקשרויות דומות בעבר ולכן נדרש תיקון של האומדנים; פעולות שהיו אמורות להיעשות לפני תחילת ההתקשרות (כגון חתימה על הסכם) נעשו אחריה; לוועדת המכרזים לא הוגשו נתוני ביצוע לפני קבלת החלטות על מימוש אופציות להארכת חוזים; דרך החישוב של מחיר השירות שהוצגה במסמכי אחד המכרזים לא הייתה ברורה דיה, והחברה שילמה לפי פרשנות שהטיבה עם הספק; נקנו שירותים ללא מכרז וללא בקשה לפטור ממכרז; לא הוזנו נתונים למערכת המחשב.

החברה הודיעה בספטמבר 2007 למשרד מבקר המדינה שבעקבות ממצאי הביקורת עשה האגף כמה שינויים בתהליכי העבודה שלו, וכי בין היתר הוחלט להקים צוות שיבחן בחינה מעמיקה את המשמעויות העולות מהדוח בנוגע לממצאי הביקורת ובנוגע להתקשרויות אחרות של האגף.

בהיעדר כלי ניהול ובקרה מתאימים נפגעת יכולת החברה לבדוק את תקינות ההתקשרויות ונפגעת יכולתה לנקוט פעולות מתקנות נדרשות. לשם שיפור ניהול ההתקשרויות ראוי, בין היתר, שהחברה תבנה כלים ממוחשבים שיאפשרו קבלת מידע מרוכז על התקשרויותיה, ותקבע נהלים לרוטציה בקרב חברי ועדות המכרזים.

על הנהלת החברה ואגף לוגיסטיקה לנקוט צעדים שיבטיחו כי ועדת המכרזים להתקשרויות של האגף לא תאשר ללא בדיקה יסודית בקשות שיובאו להחלטתה. עליהם לבחון בחינה מקיפה את סדרי ניהול ההתקשרויות. בין היתר, יש להקפיד על הכנת אומדנים עצמיים המבוססים על מלוא הנתונים שאפשר לאסוף בנוגע לצורכי החברה ולמחירי השוק ועל מעקב אחר הביצוע בפועל של ההתקשרויות. דפוס הפעולה החוזר של הכנת אומדנים לקויה מעיד גם על בעיה בסיסית בניהול הליכי מכרזים בידי האגף. על החברה והאגף לבחון בחינה מעמיקה את הסיבות לכך ולקבוע דרכי פעולה לשיפור ההליכים של הכנת האומדנים ואישורם.