משרד הביטחון (להלן - המשרד) מתקשר עם ספקים להספקת טובין, עבודות ושירותים (להלן - טובין) ליחידות צה"ל וליחידות המשרד הזכאיות לכך. תשלום המשרד לספקים נעשה כנגד חשבוניות, ואמור להתבצע במועדים שנקבעו בתנאי ההתקשרות ובהוראות המשרד. יחידות במשרד ובצה"ל שהזמינו את הטובין וכן אגף הכספים במשרד (להלן - אכ"ס) אמורים לבדוק את פרטי החשבוניות לפני ביצוע התשלום. דוח מפורט של פיגורים בתשלומים לשנת 2004, שהפיק אכ"ס לבקשת משרד מבקר המדינה, הצביע על מעל 110,000 חשבוניות, בערך כספי של כ-1.3 מיליארד ש"ח, ששולמו בפיגור.
נוכח ההיקף הרחב של תופעת הפיגורים, בדק משרד מבקר המדינה את תהליך אישור החשבוניות, המתקיים במספר יחידות בצה"ל ובמשרד, לרבות באכ"ס. כן בדק משרד מבקר המדינה, פרטנית, את תהליך האישור של 144 חשבוניות שנבחרו אקראית, וששולמו בפיגור בשנת 2004. בביקורת נבדקו הסיבות לפיגורים בתשלומים, לרבות תפקוד מערכות הבקרה והמעקב במשרד ובצה"ל, האמורות להבטיח ביצוע תשלומים במועד. הביקורת נערכה במשרד: באכ"ס, במינהל ההרכשה והייצור ובאגף בינוי; ובצה"ל: באגף טכנולוגיה ולוגיסטיקה (אט"ל) ובחיל האוויר והחלל.
תהליך הבדיקה והאישור לתשלום של חשבוניות בגופי צה"ל והמשרד הינו מורכב, נמשך זמן רב ונעשה במספר רב של גופים. ניהולו התקין של תהליך זה, על פי תקני זמן ברורים, אמור להביא למצב, שבו ישלם המשרד לספקים שרכש מהם טובין במועד שעליו התחייב בתנאי ההתקשרות עמם. בהקשר זה ראוי להדגיש, שהתחייבות כספית של המשרד מהווה התחייבות לתשלום של מדינת ישראל, וכל פיגור בתשלום, שמקורו בעבודה לקויה בגופי צה"ל והמשרד, משמעותה פגיעה חמורה במינהל תקין. נוכח זאת, לדעת משרד מבקר המדינה, חשובה במיוחד ראייה רחבה, כלל-מערכתית של סוגיית "תרבות התשלומים" לזכאים, הן בכל אחד מגופי צה"ל והמשרד, הנוטלים חלק בתהליך טיפול בחשבוניות, והן ברמת העל של כלל המשרד.
בביקורת עלתה תמונה של ניהול ושליטה לקויים בכל הקשור לאחת הסוגיות הרגישות יותר של פעילות צה"ל ומשרד הביטחון מול המגזר האזרחי - פיגורים בתשלום תמורה לגורמים אזרחיים שסיפקו טובין למערכת הביטחון. המדובר בנושא טעון, במיוחד נוכח המצב, שבו ספקים רבים ניצבים מול מערכת שלטונית עתירת כוח, המהווה מקור חשוב, לעתים עיקרי לפרנסתם, שעיכוב בתשלום מצדה עלול לפגוע בזכויותיהם. זו היא מערכת א-סימטרית, שבה החשש לאובדן מקור פרנסה עלול לגרום לכך, שבלית ברירה ישלימו הספקים עם המצב למרות הפגיעה הרבה הנגרמת להם לעיתים. להלן עיקר הממצאים שעלו בביקורת:
א. נמצאה תופעה רחבת היקף של עיכוב בדיקת חשבוניות ב-12 יחידות המשרד וצה"ל שנבדקו. למעט יחידה אחת באכ"ס, עיכבו יחידות אלה את בדיקת חלק ניכר מהחשבוניות מעבר לתקני הזמן שנקבעו בהוראות המשרד.
ב. מערכות הבקרה הקיימות ביחידות המשרד וצה"ל אינן ממלאות את ייעודן בטיפול בעיכובים בבדיקת חשבוניות. בשל כך, ביחידות אלו קיים מידע חלקי בלבד אשר להיקף העיכובים בבדיקת החשבוניות והסיבות להם. כמו כן, לא נעשית בהן פעילות יזומה ושוטפת במטרה למנוע עיכובים אלה.
ג. על אף שאכ"ס אחראי במשרד לאישור ולביצוע תשלומים לספקים, הוא אינו מקיים מעקב שוטף אחר הפיגורים בתשלומים, אינו מאתר יחידות המעכבות את בדיקת החשבוניות ואינו נוקט צעדים כלשהם לצמצום תופעת הפיגורים.
ד. על פי הוראות המשרד, הפיק אכ"ס בשנת 2004 סקר מדגמי לאיתור פיגורים בהעברת חשבוניות מיחידות המשרד וצה"ל אליו, אך המידע שנכלל בו היה חלקי; סקר זה אף לא הופץ כנדרש ליחידות אכ"ס, המשרד וצה"ל, העוסקות בבדיקת החשבוניות. דוח נוסף של עיכובים בטיפול בחשבוניות ביחידות המשרד וצה"ל, שנדרש אף הוא על פי הוראות המשרד, לא הופק כלל.
ה. על אף רגישות נושא הפיגורים בתשלומים וחשיבותו העקרונית, לא נמצא, כי ראש אכ"ס וחשב המשרד, מר י' שטראוס, הקדיש לו תשומת לב ראויה, וממילא לא הציף אותו במלוא חומרתו בפני מנכ"ל המשרד.
ו. תופעה רחבת היקף של פיגורים בתשלומים לספקים התאפשרה, בין היתר, בשל פגמים במערכות הבקרה הקיימות ביחידות המשרד וביחידות צה"ל.
ז. אשר לפיצוי ספקים שלא קיבלו במועד את התשלומים המגיעים להם יצוין, כי בשנת 2004 שילם המשרד רק כ-1.3 מיליון ש"ח בגין ריבית פיגורים, כנגד 17 תביעות בלבד שהגישו הספקים, זאת בהשוואה לכ-110,000 חשבוניות ששולמו בפיגור, בסכום כולל של כ-1.3 מיליארד ש"ח. יש להדגיש, שכל חשבונית ששולמה בפיגור באשמת המשרד, ושבגינה לא תבע הספק ריבית פיגורים, משמעותה חיסכון כספי למערכת הביטחון על חשבון הפסד כספי לספק.
לסיכום, נוכח הממצאים, לדעת משרד מבקר המדינה, על ראש אכ"ס וחשב המשרד, מר י' שטראוס, ועל מנכ"ל המשרד לפעול בנחרצות לתיקון הליקויים בתהליך בדיקה ואישור חשבוניות לתשלום. כמו כן, ראוי, שראש אכ"ס וחשב המשרד, אשר ביחידתו נמצאים הכלים לבדיקה ולאישור סופי של כלל החשבוניות ולביצוע התשלומים, ינחה מבחינה מקצועית את התהליך כולו, לרבות זה המתקיים ביחידות המשרד וביחידות צה"ל. לצורך כך, על המשרד לפעול לבניית מערכת מעקב, בקרה ודיווח, שתאפשר לקבל תמונה שוטפת ומלאה אודות הפיגורים בתשלומים, ובכלל זה הצגת מועילות הצעדים שננקטו למניעת הפיגורים בעבר, והפקת לקחים אשר להמשך הטיפול בהם ולצמצומם בעתיד; כמו כן, ראוי שהמשרד ישקול לתקן את הוראותיו, כך שניתן יהיה, במקרים המתאימים, לנקוט צעדים נגד האחראים לפיגורים ביחידות המשרד ובצה"ל.
בהקשר זה יצוין, כי בשנים 2006 ו-2007 עומדים המשרד וצה"ל להפעיל מערכת ממוחשבת חדשה (ERP), שאמורה לטפל, בין היתר, בחשבוניות ספקים. לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי, שלקראת הפעלתה יוודאו הגורמים הנוגעים במשרד, שהלקחים העולים מדוח ביקורת זה ינותחו וישולבו במערכת במלואם.