רקע כללי
תחום שיפוטה של עיריית אור יהודה משתרע על פני 6,623 דונם, ובשנת 2015 מנתה אוכלוסייתה כ-36,000 תושבים. על פי נתוני הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה, העיר מדורגת באשכול 5 בדירוג החברתי-כלכלי. בשנת 2015 הסתכם התקציב הרגיל של עיריית אור יהודה (להלן - העירייה) בכ-249 מיליון ש"ח. הגירעון השוטף של העירייה לשנת 2015 הסתכם בכ-3.4 מיליון ש"ח, והגירעון המצטבר שלה בסוף אותה שנה הסתכם בכ-25.6 מיליון ש"ח - שהם כ-10.3% מהתקציב הרגיל.
גב' ליאת שוחט מכהנת כראש העירייה מאוקטובר 2015. היא נבחרה בבחירות שהתקיימו בעקבות התפטרותו של ראש העירייה הקודם.
פעולות הביקורת
בחודשים ספטמבר 2016 עד פברואר 2017 עשה משרד מבקר המדינה ביקורת על פעילות העירייה בשנים 2016-2014. הביקורת התמקדה בהליך רכישת טובין, בניהול וברישום מצאי וכן באופן טיפולה של העירייה במתנות שניתנו לנבחרי העירייה ולעובדיה.
הליקויים העיקריים
פגמים בהליך רכש טובין
מכרזים לרכש טובין: העירייה רכשה טובין בלי שקיימה מכרז זוטא , אף כאשר סכום ההתקשרות חייב זאת; לעתים העירייה רכשה פריטי טובין בסכום שמחייב לרוכשם באמצעות מכרז, אך פיצלה את הזמנות הרכש לסכומים קטנים ובכך נמנעה מקיום מכרז; העירייה לא ניהלה רשימת ספקים לרכש טובין מסוגים שונים. אופן תפקודה האמור של העירייה מלמד שהיא לא פעלה כנדרש בתקנות המכרזים, והעובדה כי ראש העירייה והגזבר אישרו רכישות בלתי תקינות היא בבחינת מחדל.
רכישת טובין בהליך של קבלת הצעות מחיר מספקים: העירייה רכשה טובין ללא אישור ועדת רכש ובלאי כנדרש בתקנות העיריות (הסדר רכישות, ניהול מחסנים, רישום וניהול טובין), התשנ"ח-1998 (להלן - תקנות הרכש); העירייה לא הכינה תכנית צריכה תקופתית מדי רבעון כנדרש, ורכישותיה בוצעו על פי צרכיה השוטפים; מאחר שתפקיד קניין העירייה לא היה מאויש מיוני 2015 ועד אוגוסט 2016, בוצע רכש הטובין של העירייה, כמעט במלואו, על ידי עובדי יחידות העירייה, ללא פיקוח של מחלקת הרכש בעירייה וללא הקפדה על הפרדת תפקידים בהליך; טופסי ההזמנות שהכינה העירייה לא כללו תיאור מלא של פריטי הטובין שהוזמנו, כנדרש בתקנות הרכש. לעתים רכשה העירייה פריטי טובין בלי שקיבלה הצעות מחיר מספקים, ולעתים לא פנתה למספר המזערי של ספקים כנדרש בנהליה, ואף רכשה פריטי טובין על סמך הצעות מחיר שקיבלה זמן רב לפני שביצעה את הרכש בפועל.
רכש שביצע מנהל המחשוב לשעבר של העירייה מחברה חיצונית שבה הועסק: מנהל המחשוב לשעבר של העירייה לא היה עובד עירייה. אף על פי כן הוא רכש עבור העירייה, ומכספיה, מחשבים וציוד היקפי מספקים שונים, ובשנת 2016 אף ביצע רכש מחברת המחשוב שבה הועסק. ביצוע הרכישות מחברת המחשוב מעיד על פגמים בסדרי הבידוק והבקרה הפנימיים של העירייה, שבגינם לא נמנע ביצוע הרכישות ונפגע האינטרס הציבורי.
רכש שי למסיימי כיתות י"ב: בדצמבר 2014 רכשה העירייה "שי למסיימי י"ב" בעלות של 119,000 ש"ח, בהליך לא תקין, לא תחרותי, לא שוויוני ולא הוגן. בדרישת ובהזמנת הרכש צוין רק הסכום הכולל של עלות הרכישה, ולא צוינו פרטי הרכישה. אין לעירייה כל מסמך המתעד את הצעת המחיר שקיבלה מהספק, אם התקבלה הצעה כזאת, ולמותר לציין שאין ברשותה מסמכים המתעדים הצעות מחיר מספקים אחרים. רכישת השי לא אושרה בוועדת רכש ובלאי כנדרש. הבדיקה העלתה שהשי שנרכש היה טאבלטים שנמסרו לכאורה למסיימי כיתות י"ב בכמה בתי ספר, אולם לא נמצאו ברשות העירייה נתונים כמו סוג הטאבלטים שנרכשו, מספר היחידות שנרכשו, העלות ליחידה ושמות התלמידים שקיבלו אותם. הליך רכש המבוצע במתכונת זו אינו מאפשר קיום בקרה, אינו מבטיח כי השי חולק למי שעבורו יועד ועלול היה לאפשר שליחת יד בפריטים שנרכשו.
רכש חומרים ופריטים מתכלים: העירייה רכשה חומרים ופריטים מתכלים במאות אלפי שקלים, בלי לקיים הליך תחרותי, שוויוני והוגן לרכישתם: היא לא ביקשה הצעות מחיר מספקים ולא הכינה דרישות והזמנות רכש כנדרש. הרכישות לא אושרו על ידי ועדת רכש ובלאי כנדרש.
ליקויים בניהול וברישום של מלאי ומצאי
העירייה לא ניהלה את המצאי שברשותה כנדרש בתקנות הרכש ובנהליה היא.
ניהול פנקס הטובין: פנקס הטובין של העירייה לא שיקף את כל המצאי שברשותה. הוא לא עודכן כלל במשך כתשעה חודשים בשנת 2016; תפקיד רשם המצאי של העירייה (שמתפקידו לנהל את רישום המצאי בפנקס הטובין) לא היה מאויש מינואר ועד יולי 2016. במועד הכנת הביקורת רשמת המצאי החדשה של העירייה טרם הוכשרה לתפקיד; רישומים בפנקס הטובין נמחקו, אף שבתקנות הרכש נקבע כי אסור למחקם; העירייה נתנה הרשאות לביצוע שינויים בפנקס הטובין לגורמים רבים בעירייה, בכללם כאלה שאין להם נגיעה לניהול הפנקס.
סימון המצאי: העירייה לא סימנה בסמל העירייה פריטי מצאי שרכשה מתחילת שנת 2015, דהיינו במשך כשנתיים, שלא כמתחייב בתקנות הרכש.
ניהול מצאי ביחידות העירייה: יחידות העירייה לא מינו מנהלי מצאי יחידתיים ולא ניהלו באופן מסודר את המצאי שברשותן; רבות מהן לא מסרו לגורמים האמונים על רישום המצאי בפנקס הטובין דיווחים מסודרים על מצאי חדש שרכשו וקיבלו לשימושן.
ספירות מצאי: העירייה לא קיימה את הוראות תקנות הרכש בדבר ביצוע ספירות מצאי מדי שנה, ומשנת 2005 - כ-12 שנים לפני מועד סיום הביקורת - הסתפקה רק בשלוש ספירות מצאי; במסגרת ספירת המצאי שביצעה בשנת 2015 היא לא השוותה בין המצאי בפועל לבין המצאי הרשום בספריה, ולמותר לציין כי לא בדקה את ההפרשים בין ממצאי ספירת המצאי בפועל ליתרות שהיו רשומות בפנקס הטובין כנדרש בתקנות הרכש, אלא הסתפקה בספירת המצאי שנמצא בפועל.
העברת פריטי מצאי בין יחידות העירייה והשאלתם: העירייה לא הקפידה על רישום מסודר של העברות פריטי מצאי בין יחידותיה, וגם לא הקפידה על רישום מלא של השאלות פריטי מצאי לעובדי העירייה לצורך ביצוע תפקידם. בכך פעלה העירייה שלא בהתאם לסדרי מינהל תקין ונפגעה יכולתה לבצע פיקוח ובקרה על המצאי שלה.
גריעת פריטי מצאי מרישומי המצאי: פריטי מצאי הוצאו מרשות העירייה בלי שאושרו פסילתם וגריעתם מרישומי המצאי שלה.
מתנה הניתנת לנבחרי העירייה ולעובדיה - אי-קיום החוק והתקנות
העירייה לא קיימה את הוראות חוק שירות הציבור (מתנות), התש"ם-1979 (להלן - חוק המתנות), ואת ההוראות שבתקנות שירות הציבור (מתנות), התש"ם-1980 - העירייה לא פרסמה בקרב נבחריה ועובדיה הנחיות המבהירות להם כיצד לנהוג במתנות שקיבלו; היא לא ניהלה רישום בדבר המתנות שאלה קיבלו; ואף לא מינתה ועדה לטיפול במתנות כנדרש. משרד הפנים לא קבע הוראות מפורטות בדבר אופן הטיפול במתנות הניתנות לנבחרי הרשויות המקומיות ולעובדיהן.
ההמלצות העיקריות
על העירייה להקפיד לרכוש טובין במסגרת מכרז פומבי או מכרז זוטא כל אימת שסכום ההתקשרות מחייב זאת, ולהימנע מפיצול הזמנות; על העירייה לרכוש טובין בסכומים הפטורים ממכרז רק לאחר קבלת אישור לרכישה מוועדת רכש ובלאי; על העירייה להכין תכנית צריכה תקופתית מדי רבעון ולפעול לפיה; על העירייה להקפיד כי רכש טובין מבוצע רק על ידי הגורמים שמונו לכך ולהקפיד על עקרון הפרדת התפקידים; על העירייה לפנות למספר המציעים הנדרש בחוק, בהתאם לסכום ההזמנה.
על העירייה לרשום ולנהל את המצאי שברשותה בהתאם להוראות תקנות הרכש ולנהליה היא, ובין היתר להקפיד לבצע ספירה של המצאי שברשותה מדי שנה, כנדרש בתקנות הרכש, ולוודא כי יחידותיה מנהלות כראוי את המצאי שברשותן.
על העירייה לבחון את ההרשאות לביצוע שינויים בפנקס הטובין, לוודא כי נתנה הרשאות רק לעובדים שההרשאות דרושות להם לביצוע תפקידם, ולבטל הרשאות שניתנו לעובדים ללא צורך ולעובדים שעזבו את תפקידם.
על העירייה לפרסם בקרב נבחריה ועובדיה נוהל פנימי המפרט את הסייגים ואת התנאים לקבלת מתנה - בכלל זה הנחיות בדבר הודעה על קבלת המתנה, הפקדתה ואופן רישומה ומקום אחסונה. עליה גם למנות ועדה עירונית וועדת היתרים לטיפול במתנות. על משרד הפנים לקבוע הוראות מפורטות בדבר אופן הטיפול במתנות הניתנות לנבחרי הרשויות המקומיות ולעובדיהן.
סיכום
ממצאי הדוח מלמדים על התעלמות ממושכת של עיריית אור יהודה מקיום ההוראות הנוגעות לרכש טובין וכן לניהול ולרישום של המצאי שלה. הממצאים מלמדים על כשלים ניכרים בהליכי רכש הטובין ובניהול וברישום של מצאי העירייה. רכש טובין שאינו על פי הכללים שנקבעו בחוק ובנוהלי העירייה מעלה חשש שההליך שהתבצע לא היה תחרותי, שוויוני והוגן, ואף גרם לבזבוז כספי ציבור. הדבר אף מעורר חשש למשוא פנים ולעירוב שיקולים זרים בבחירת ספקי העירייה, שבעקבותיהם עלול להיפגע אמון הציבור בעירייה. ניהול בלתי תקין של פריטי מצאי עלול לפגוע ביכולת העירייה לבצע את משימותיה, אינו מאפשר לה לקיים את חובתה לשמור על פריטי המצאי שהם רכוש ציבורי, ומגדיל את היחשפותה לסיכונים בתחום טוהר המידות ולסיכון לשליחת יד ברכושה.
תהליכי הרכש של העירייה צריכים להתבצע בהגינות, תוך שמירה על עקרונות התחרותיות והשוויון, ביעילות מהבחינה הכלכלית והאדמיניסטרטיבית, ובהקפדה על קיום כל דרישות החוקים, התקנות והוראות המינהל התקין החלות עליה. ניהול יעיל ותקין של מלאי ומצאי הוא אחד ממרכיביו של ניהול יעיל ומושכל של כלל המקורות הכספיים של העירייה. על ראש העירייה לבצע פיקוח יעיל על מנת לוודא שהליך הרכש מבוצע בהתאם להוראות. על ראש העירייה והעירייה להיערך לאלתר לקיומו של בדק בית כולל בנוגע לרכש פריטי מצאי, לרישומם ולניהולם, וכן עליה לפעול לאלתר לתיקון הליקויים שהועלו בדוח.
העירייה לא טיפלה בנושא המתנות שניתנו לנבחרי העירייה ולעובדיה באופן שעולה בקנה אחד עם לשון חוק המתנות והתקנות שנקבעו על פיו.
על העירייה מוטלת אחריות ציבורית להקפיד לפעול בהתאם להוראות החוק, התקנות והפסיקה, ולפעול לאלתר לתיקון הליקויים שהועלו בדוח כדי לשפר את תפקודה ולהגביר את אמון הציבור בה.